Par une seconde délibération du même jour, la Commission a adopté la norme simplifiée n° 34 portant déclaration simplifiée de certains traitements réalisés à des fins de communication. Traitant successivement de la gestion des fichiers internes, de la prospection politique et du parrainage, la CNIL entend répondre aux grandes questions que pose l’utilisation des données à caractère personnel dans le cadre politique.
En premier lieu, la Commission rappelle les règles de gestion des fichiers internes tenus par les partis, élus, candidats ou groupements à caractère politique. En fonction de la nature des relations entre le parti et les personnes figurant dans les fichiers, ceux-ci doivent ou non être déclarés.
La CNIL indique qu’un parti ou un groupement à caractère politique, un élu ou un candidat a la possibilité d’utiliser ses fichiers à des fins de communication politique sous réserve d’avoir respecté les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
La CNIL rappelle qu’il est interdit d’utiliser les fichiers de gestion et de paie des personnels ainsi que les fichiers des administrations ou des collectivités locales à des fins de communication politique. Elle précise qu’un parti ou un groupement à caractère politique, un élu ou un candidat peut utiliser la liste électorale obtenue auprès des communes à des fins de prospection politique.
La CNIL insiste sur la nécessité pour les partis ou groupements à caractère politique, élus ou candidats de renforcer l’information des personnes qui reçoivent un message de nature politique.
La CNIL indique que « la prospection politique opérée par courrier électronique ne peut concerner que des personnes qui y ont consenti ». Elle précise que les gestionnaires des bases d’adresses qui n’auront pas informé les personnes de la possible utilisation de leurs adresses à des fins politiques doivent reprendre contact avec ces personnes de manière individuelle afin de leur procurer cette information et leur permettre de s’opposer à cette utilisation. Les fichiers de prospection commerciale constitués en opt in peuvent ainsi être utilisés pour la prospection politique après une procédure d’opt out sur la finalité de prospection politique seule.
Le parti qui met en œuvre un tel traitement à des fins de prospection en est responsable et à ce titre doit s’assurer du respect des règles de protection des personnes par les prestataires qui agissent pour son compte.
L’expéditeur du message doit indiquer l’origine du ou des fichier(s) utilisé(s) ainsi que le fait qu’il ne dispose pas de l’adresse utilisée ayant eu recours à un prestataire extérieur. Un moyen de s’opposer à la réception de tels messages tel qu’un lien ou une case à cocher doit figurer dans le message afin que son destinataire puisse s’opposer à la réception de messages politiques.
La CNIL précise que les candidats peuvent établir, à partir de ces fichiers, des sélections sur la base de l’âge, de la catégorie socio-professionnelle, des centres d’intérêt, de la résidence géographique ou encore du bureau de vote de rattachement des personnes figurant dans les fichiers. Cependant, en aucun cas ils ne peuvent travailler sur des critères tenant à la consonance des noms des personnes ou de leur lieu de naissance.
S’agissant des opérations de parrainage, celles-ci sont possibles à condition qu’un seul et unique message soit adressé à la personne parrainée, message l’informant de l’identité de la personne qui a transmis ses coordonnées et l’invitant à entrer en contact avec le parti à l’origine du message. La personne parrainée devra également être informée, qu’à défaut d’entrer en contact avec le parti à l’origine du message, ses données seront effacées à l’issue de l’opération. Les messages résultant d’opérations de parrainage devront ainsi comporter un système d’opt in.
La CNIL préconise également de ne pas recourir, pour effectuer une prospection politique, à certains moyens de communication jugés particulièrement intrusifs tels que les télécopieurs ou automates d’appel ou qui ne permettent pas de délivrer une information complète tels que les SMS.
