PRINCIPALES RECOMMANDATIONS
Définir l’intégrité du document par le respect de sa lisibilité, de la stabilité du contenu informationnel et de la traçabilité des opérations sur le document.
Inciter les entreprises à formaliser leur politique de conservation électronique des documents et à recourir à de bonnes pratiques tout au long des quatre étapes du processus de conservation (versement, enregistrement, gestion et restitution des documents).
Au niveau des pouvoirs publics, engager une réflexion sur l’harmonisation des durées de conservation et de prescription au plan européen.
Le commerce électronique, l’administration électronique sont en plein essor en France et la dématérialisation des échanges s’accélère. Grâce à l’informatique et à l’internet, la dématérialisation des documents est aujourd’hui une réalité au sein des entreprises, en interne comme dans leurs relations commerciales. Pour autant, peu d’entreprises en France disposent d’une politique définie concernant la conservation électronique des documents.
Si la loi du 13 mars 2000 adaptant le droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique a amorcé une réforme en profondeur du droit de la preuve, aucun texte ne définit précisément les modalités légales de la conservation électronique.
Or l’ensemble des modalités de la conservation électronique forme une condition essentielle pour établir la valeur juridique des documents. L’écrit électronique ayant la même valeur que le support papier au regard de la loi, la question de sa conservation devient stratégique pour les entreprises.
Le Forum des droits sur l’internet a donc mis en place, en collaboration avec la Mission pour l’Economie Numérique du ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie, un groupe de travail sur ces questions, à la demande de plusieurs membres du Forum. Ce groupe inter-disciplinaire, constitué de juristes, d’informaticiens, de praticiens de l’archivage au sein des entreprises et de représentants des administrations a été formé durant l’année 2004. Il a procédé, au plan national comme européen, à des auditions de personnalités, mais aussi d’entreprises et d’organismes publics.
Les travaux se sont principalement concentrés sur la conservation électronique des documents dans le secteur privé. Ils ont eu pour objectif de favoriser le développement d’une pratique sûre de l’archivage électronique en entreprise en précisant les modalités de conservation d’un document électronique utilisable à des fins de preuve. La Recommandation est disponible sur le site www.foruminternet.org.
« Devant l’essor de la dématérialisation des échanges, les entreprises doivent formaliser leur politique de conservation électronique des documents, que la conservation soit opérée en interne ou confiée à un prestataire extérieur. Le Forum des droits sur l’internet a souhaité les accompagner en leur proposant des solutions pratiques » a déclaré Isabelle Falque-Pierrotin, Présidente du Forum des droits sur l’internet.
Synthèse des recommandations
Le Forum des droits sur l’internet et la Mission pour l’Économie Numérique recommandent que toute réflexion sur le cadre réglementaire de la conservation électronique des documents respecte les principes de neutralité technologique et organisationnelle et que le statut juridique des documents ne soit pas modifié du fait de leur conservation électronique.
Les modalités d’une conservation électronique des documents
Les critères d’une conservation électronique garantissant l’intégrité des documents
Le Forum des droits sur l’internet et la Mission Économie Numérique recommandent que la notion d’intégrité du document de l’article 1316-1 du Code civil soit assurée par le respect cumulé des trois critères suivants : lisibilité du document ; stabilité du contenu informationnel ; traçabilité des opérations sur le document.
Les bonnes pratiques d’une politique de conservation électronique des documents
Le Forum et la Mission recommandent aux acteurs souhaitant conserver des documents sous forme électronique l’emploi de bonnes pratiques en vue de satisfaire aux conditions de l’article 1316-1 du Code civil.
L’usage de ces bonnes pratiques doit se poursuivre tout au long des quatre étapes du processus de conservation : le versement, l’enregistrement, la gestion et la restitution des documents.
L’impact des migrations, notamment sur les documents signés au moyen d’un procédé cryptographique
Les migrations n’affectent pas le statut juridique d’origine du document si l’intégrité peut être vérifiée. Dans le cas des documents signés au moyen d’un procédé cryptographique, des vérifications seront nécessaires et leurs résultats devront être conservés dans les métadonnées associées au document.
Les moyens complémentaires de garantir la mise en place d’un environnement de confiance
Le contrat de service d’archivage (conservation externe)
Le Forum et la Mission recommandent l’emploi de contrats de services se référant aux bonnes pratiques édictées. Il convient également que ce contrat de service soit accompagné de certaines « clauses types » : clause de sécurité ; clause d’information et de conseil ; clause de reprise et de continuité ; clause de confidentialité ; clause d’assurance professionnelle.
Les chartes ou politiques d’archivage (conservation interne)
Le Forum et la Mission recommandent la mise en place d’un document interne (charte ou politique d’archivage) se référant aux bonnes pratiques édictées et accompagné d’un contrôle-qualité.
Les pistes de prospective pour la confiance dans l’économie numérique
Harmoniser les durées de conservation et de prescription au niveau européen
Le Forum des droits sur l’internet et la Mission Économie Numérique recommandent que les délais de conservation soient harmonisés pour tous les documents quels que soient leurs supports. À cet égard, il est nécessaire de mener, à une échelle européenne, une réflexion portant sur la réduction des délais de prescription et de conservation.
Poursuivre la réflexion sur la notion de « support durable » dans le cadre du commerce électronique
Le Forum et la Mission estiment qu’il est important que soit précisée la notion de support durable afin de faciliter le développement des échanges du commerce électronique. La réflexion entourant la notion de support durable doit être traitée en fonction de l’avancement des travaux de la Commission de l’Union Européenne sur le contrat européen.
Accompagner l’équivalence fonctionnelle du papier et de l’électronique
Le Forum et la Mission estiment qu’il est nécessaire de mener une réflexion approfondie, tant économique que juridique, sur la possibilité de substituer un document sur support électronique à un document sur support papier et de détruire, sous certaines conditions, le document d’origine. Cette réflexion permettra d’accompagner l’équivalence fonctionnelle telle qu’elle est envisagée dans le cadre de la loi du 13 mars 2000.
Communiqué au format PDF (129 ko)
Tél : 01 44 01 38 00 (std)
