Même si elles ont d’abord été créées pour un usage interne, les adresses de courrier électronique des administrations commencent à être utilisées dans les relations avec les administrés. Elles sont de plus en plus communiquées aux usagers. Lorsque les administrés utilisent la messagerie pour communiquer avec les administrations,il est logique que celles-ci leur répondent par le même moyen.
Il faut veiller à ce que, dans ces échanges électroniques, l’administration indique non seulement le nom du service compétent qui émet le courrier mais aussi l’identité de l’agent qui traite l’affaire. La loi du 12 avril 2000 sur les droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration impose cette indication du nom de l’agent, dans le cadre des échanges électroniques comme pour les échanges plus classiques. La seule exception à ce principe d’identification de l’agent est le cas où l’anonymat serait requis pour des motifs de sécurité.
S’il peut être largement envisagé, l’usage du courrier électronique par les administrations trouve une limite dans tous les cas où est prise une décision administrative entourée d’un formalisme particulier, notamment dans le mode de notification.
Les collectivités publiques doivent s’organiser pour gérer les courriers électroniques reçus
Les courriers électroniques reçus par les collectivités publiques doivent être traités avec autant d’attention que des courriers sous forme papier. Lorsqu’ils comportent toutes les indications exigées par les textes législatifs et réglementaires, ils sont en effet susceptibles de faire naître des décisions implicites qui peuvent être, suivant les cas,de rejet ou d’acceptation, de la demande qu’ils comportent. Même si la jurisprudence ne semble pas encore s’être prononcée sur ce point, il n’y a pas de raison de considérer qu’une demande électronique dont la réception n’est pas contestée ne pourrait pas suffire à faire naître une décision implicite.
Pour éviter de devoir répondre à tous les courriers électroniques reçus et de leur donner une portée juridique, certaines collectivités publiques précisent que leur boîte aux lettres électronique ne peut recevoir que des messages techniques ayant trait au fonctionnement du site. Cependant, en l’absence de jurisprudence sur ce point, il est prudent de préciser que cette formule ne suffit peut-être pas à ôter toute portée juridique au courrier reçu. Même s’il y a un avertissement refusant certains types de courriers, il reste qu’une boîte aux lettres est ouverte au nom de la collectivité publique. Or le principe est qu’une demande peut être adressée par tout moyen à la collectivité, et que même une collectivité saisie hors de son champ de compétence a l’obligation de transmettre à l’autorité compétente.
Dans ces conditions, la gestion des courriers électroniques reçus doit être une priorité, non seulement pour des raisons de qualité de service mais aussi pour des raisons juridiques. La solution la plus satisfaisante est de formaliser la boîte aux lettres électroniques en invitant l’administré à préciser l’objet de son courrier ainsi que les renseignements, par exemple le domicile, qui permettront de trouver le service compétent pour gérer sa demande. C’est ce que fait par exemple le ministère de l’économie, des finances et de l’industrie (www.minefi.gouv.fr).
